Under våren har vi lanserat en uppdatering till kundstödet som vi levererat till Vimmerby kommun. Från och med några veckor tillbaka kan varje enskilt företag enkelt gå in och hålla sina uppgifter uppdaterade i det kommunala registret.
Fördelarna är många
- Kommunen vet att rätt personer får deras utskick vilket minskar belastningen både hos kommunen och hos företagen.
- Kommunen har alltid rätt adress och kontaktuppgifter till ansvariga på respektive företag vilket förenklar och snabbar upp kommunikationen.
- Varje företag får gratis marknadsföring via Vimmerby kommuns webbplats www.vimmerby.se där hela näringslivsregistret finns upplagt.
Utöver den information som företagen själva kan uppdatera automatuppdateras även en mängd uppgifter direkt via SCB i deras bakomliggande system (som bygger på vår produkt Dirigo).
Vad vi sett är Vimmerby kommun en av få kommuner i landet som erbjuder den här tjänsten. Vi är mycket stolta över att vi tagit fram idén, konceptet och även genomfört projektet.
Lagom till sensommaren lanserades Vimmerby kommuns dokumentationsstöd för att hantera näringslivsfrågor. Systemet är webbaserat och bygger på vår produkt Dirigo. Tillsammans med en rad smarta moduler ska systemet underlätta det dagliga arbetet för vissa av de anställda på Vimmerby Kommun.
Som grund för systemet ligger ett register av alla de företag som är registrerade i kommunen. Registret hålls automatiskt uppdaterat med hjälp av en importfunktion från SCB vilket hjälper kommunen att hålla koll på nyregistreringar av företag.
I systemet finns också funktionen att kunna lägga upp olika ärenden som kommer in till kommunen. Med hjälp av ärenderegistreringen eliminerar man risken att någonting faller mellan stolarna och varje ärende dokumenteras och vem som helst som har inloggning till systemet kan gå in och se historiken bakom varje enskilt ärende. Genom systemet får man inte bara koll på vilka ärenden som inkommit utan alla med inloggningsmöjlighet kan se vad som sagts och med vem korrespondensen skett.
Ärendefunktionen är också försedd med start- och slutdatum vilket innebär att den ansvariga personen får en påminnelse om uppföljning när ärendets sluttid nås och risken att missa en uppföljning minskar avsevärt.
Det finns också möjlighet att bifoga filer och andra dokument till varje enskilt ärende. Fördelen med det är att allting finns samlat på ett och samma ställe, smidigt paketerat i ett digitalt filbibliotek.
Varje administratör i systemet kan skräddarsy sin startsida med hjälp av så kallade widgets. Det innebär att genvägar till olika funktioner läggs direkt på startsidan så att de är så lättillgängliga som möjligt och passar just den användarens behov.
Widget
I maj skrev kommunchefen Carolina Leijonram om behovet av ett dokumentationsstöd för näringslivsfrågor i sin blogg och efter lanseringen berättar hon om utbildningen i systemet samt fördelarna med det.
http://kommunchefvimmerby.blogspot.com/2011/05/jag-borjade-mandagsmorgonen-med-att.html
http://kommunchefvimmerby.blogspot.com/2011/08/forsta-arbetsveckan-efter-semestern.html
Kontakta gärna oss på Mindbite om du vill veta mer om Dirigo eller om du har behov av någon annan webbaserad lösning!